Adjointe administrative et support client

Imeka est une entreprise technologique, chef de file en neuroimagerie combinant l’IRM de diffusion et l’intelligence artificielle pour cartographier l’état de la matière blanche. Nous fournissons un outil médical approuvé par la FDA pour utilisation en clinique, permettant d’améliorer les soins des patients atteints de maladies neurologiques et conditions du cerveau. Nos outils visent à rendre une technologie de pointe (l’IRM de diffusion) facilement accessible et interprétable par nos clients. Située à Sherbrooke, au Québec, Canada, nous avons également des bureaux à Cambridge, au Massachusetts.

• Notre vision est celle d’un monde dans lequel tous et toutes peuvent s’épanouir et vieillir avec les pleines capacités de leur cerveau;
• Nous valorisons la bienveillance, la curiosité, la confiance, la contribution et le dynamisme;
• Nous sommes une équipe passionnée par cette vision, nous cherchons quelqu’un qui pourrait la rejoindre dans l’atteinte de nos buts.

Aperçu du poste

Relevant de la COO & Vice Présidente Exécutive, l’adjoint(e) administratif(ve) et support client planifie et veille à la bonne exécution de l’ensemble des activités administratives et à la bonne gestion générale du bureau. Elle contribue au support clients pour les tickets 0 et 1.

Responsabilités:

Adjointe Administrative/Gestion du bureau

• Soutenir la direction dans la planification, la coordination et la réalisation des tâches administratives
• Organiser et planifier les RV de la haute direction
• Planifier et coordonner la logistique des voyages, congrès (booker hôtels, billets d’avions, etc.)
• Organiser les activités sociales du bureau (party de Noël, BBQ d’été, etc.)
• Répondre au téléphone et assurer le bon suivi avec les membres de l’équipe
• Mettre à jour et maintenir les politiques et procédures du bureau
• Préparer les documents pour les embauches
• Diriger l’orientation des nouveaux membres du personnel
• Gestion générale du bureau
• Commander des fournitures de bureau, rechercher de nouvelles offres et des fournisseurs
• Autres tâches connexes et diverses liées à l’administration et à la gestion du bureau

Support Client

• Responsable de la gestion générale et administrative de la plateforme CRM et support clients
• Assurer le niveau 0 et 1 du support technique avec nos clients dans les délais prescrits
• Rediriger les demandes niveau 2 et 3 des clients et assurer une réponse et suivis dans les délais prescrits
• Compléter, valider et envoyer les ententes de confidentialités
• Gestion et intégration administrative des clients (envoyer des informations bancaires, assurer les paiements par virements bancaires, etc.)
• Facturer les clients et assurer le suivi serré des comptes en souffrance
• Répondre aux demandes administratives des clients
• Assurer un suivi avec l’équipe sur la planification des renouvellements de contrats dans les délais prescrits
• Assister les ventes dans la complétion d’information pour nouveaux clients (coordonnées, adresses, etc.), NDA, recherche nouveaux centres ou d’autres tâches connexes.

Formation et Compétences:

• DEP ou attestation d’études collégiales en secrétariat, technique administrative ou toute autre expérience équivalente
• Minimum 5 à 10 ans d’expérience pertinente dans un poste similaire
• Avoir de l’expérience en service à la clientèle ou support technique est un atout
• Posséder un grand sens de l’organisation et de gestion avec la capacité de multi-tâches
• Être proactive, autonome et avoir un sens des responsabilités
• Gestion des priorités
• Excellent aptitude en communication orale et écrite français et anglais (à noter que tous nos clients sont aux États-Unis, la maîtrise de l’anglais parlé et écrit niveau affaire est requis)
• Capacité à jongler d’une tâche à l’autre et travailler efficacement.
• Exceller dans l’organisation, l’efficacité et efficience.
• Être en mesure de travailler avec des clients qui ont besoin de réponses rapidement, tout en s’assurant de donner la bonne information, poser la bonne action afin de régler la situation.

Ce que nous offrons:

• Une place dans une entreprise en plein essor au cœur d’un marché en forte croissance;
• Une structure salariale et avantages globaux concurrentiels;
• Un régime d’assurances collectives avantageux et flexible;
• Une équipe dynamique;
• Compagnie située dans la magnifique région de l’Estrie.

Renseignements supplémentaires

Lieu de travail : Nos bureaux sont situés à Sherbrooke.

Envoyez votre CV, accompagné d’une lettre de présentation, à [email protected] avant le 15 juin 2025.

IMPORTANT – Dans le champ « Objet » de l’en-tête du courriel, veuillez indiquer « Candidature –  Adjointe Admin et Support Client » . 

* Seuls les candidat(e)s retenu(e)s pour une entrevue seront contacté(e)s.

Au plaisir de vous rencontrer!